Les frais de déplacement des dirigeants
Les mandataires sociaux peuvent être amenés à se déplacer aux fins d’accomplissement de leur mission. Les frais de déplacement des dirigeants occasionnés à ce titre peuvent être remboursés par la société. Deux points méritent votre attention : la possibilité pour la société de déduire ce remboursement versé au dirigeant et l’imposition ou exonération (selon les cas) de ces sommes dans l’IR du dirigeant.
Le remboursement des frais de déplacement : une charge déductible pour la société
Le remboursement des dépenses engagées par le dirigeant aux fins de son déplacement sont déductibles en tant que charges. Comme pour toute charge la déductibilité suppose que la comptabilité soit correctement tenue et que la dépense soit justifiée (le contribuable doit justifier du nombre de kilomètres effectivement parcourus). Les frais peuvent être remboursés au réel ou selon le barème d’indemnité kilométrique.
Ainsi, un dirigeant qui utilise sa voiture personnelle pour se rendre sur son lieu de travail (ex. locaux de la société) engage une dépense dont le remboursement peut être demandé à la société ; ce remboursement est déductible pour la société.
Une particularité existe quant aux dépenses supportées par les membres du conseil de surveillance d’une société anonyme : le Conseil d’état a récemment jugé que de telles dépenses ne constituent des charges de la société que si elles ont été autorisés par le conseil de surveillance.
Lorsqu’un dirigeant utilise un véhicule mis à sa disposition par la société (véhicule de fonction) les dépenses liées à son usage professionnel sont directement supportées par l’entreprise et sont déductibles de son résultat.
Le remboursement des frais de déplacement : un versement en principe exonéré
Les dépenses professionnelles sont déductibles de l’assiette de l’impôt sur le revenu. Deux hypothèses sont envisageables :
- Soit le dirigeant déduit les dépenses qu’il a lui-même engagées : dans ce cas il ne peut pas déduire le remboursement versé en plus par la société (dans le cas contraire ce serait déduire deux fois la même dépense).
- Soit le dirigeant ne déduit pas la dépense engagée : dans ce cas la somme versée par la société n’est pas imposable. Il faut néanmoins que ce remboursement soit évalué non pas d’une façon forfaitaire mais corresponde aux dépenses réellement engagées. En effet, si la somme versée est un forfait elle sera assimilée à une rémunération imposable. Le recours au barème kilométrique pour évaluer les frais effectivement engagés par le dirigeant n’équivaut pas à un remboursement forfaitaire dès lors que le nombre des kilomètres effectivement parcourus est justifié.
Dans tous les cas le dirigeant doit utiliser le véhicule pour ses besoins professionnels. Si la société rembourse des frais qui ont été engagés pour les besoins privés du dirigeant ce dernier est réputé bénéficier d’un avantage en nature ; ce dernier sera imposable à l’impôt sur le revenu et soumis aux cotisations sociales.
Pour tout autre question quant aux dépenses engagées par les dirigeants contactez le cabinet d’expert-comptable Fiduciaire Yadan, Paris 8e.