Le BIS et le NIR pour la DSN
La DSN est une déclaration nominative qui, chaque mois, permet d’attribuer immédiatement des droits aux salariés présents dans l’entreprise. On comprend ainsi que la fiabilité de cette déclaration « exige », avant le démarrage de chaque dossier dans ce nouveau dispositif déclaratif, d’avoir une bonne identification des salariés déclarés. Pour réaliser cette étape, il faut utiliser le BIS (Bilan d’Identification des Salariés) et s’assurer que l’identification de tous les salariés est correcte.
IL faut donc avoir un rôle proactif pour tous les dossiers qui doivent passer à la DSN depuis le décret définissant les seuils de la phase intermédiaire obligatoire pour certains cabinets tiers déclarants et entreprises. Agir au tout début, comme la Cnav, en collaboration avec l’Acoss, qui envisage la certification des salariés dès l’émission de la DPAE via la mise à disposition d’un bilan d’identification et sous réserve d’un avis favorable de la CniP.
Comment procéder à cette fiabilisation ?
À partir du bilan d’identification des salariés et du contrôle du Numéro d’Inscription au Répertoire (NIR).
Qu’est-ce-que le BIS ?
Le bilan d’identification des salariés est une liste, retournée après l’envoi de la DADS-U, qui comporte l’identification des salariés qui n’ont pas pu être identifiés et celle corrigée par les organismes.
Quels en sont les avantages ?
Le format dématérialisé permet de conserver dans vos archives une copie de vos résultats d’identification des salariés. La mise à disposition immédiate du BIS, une fois la DADS-U acceptée, vous permet de faire rapidement les corrections nécessaires. La mise à jour de fiches salariées et la correction des anomalies d’identification de salarié sont la garantie d’un relevé de carrière complet et d’un traitement rapide de la future retraite du personnel.
Il comporte deux listes :
> La liste des déclarations avec les identités corrigées par rapport à celles déclarées, à prendre en compte dans le logiciel de paie ;
> La liste des déclarations avec les salariés en anomalies d’identification, à rectifier à partir des éléments que vous avez pu récupérer.
Comment accéder au BIS ?
Ce bilan est mis à disposition de la personne qui dépose le fichier DADS-U. Vous l’obtenez auprès de votre plateforme ou votre concentrateur.
Le NIR et l’identification dans tout cela ?
Une bonne identification du salarié, c’est :
– la bonne orthographe du nom de naissance ;
– le respect des zones : nom de naissance et nom marital ;
– L’ordre des prénoms, attention aux prénoms composés, selon l’état civil ;
– La date et le lieu de naissance renseignés ;
– l’adresse,
– le numéro de Sécurité sociale ou NIR
C’est au moment de l’embauche que vous devez obtenir du salarié les informations relatives à son identification. Elles seront nécessaires pour la DPAE.
Que faire si le salarié ne possède pas de NIR ?
Le salarié doit se rapprocher de la CPAM dont il dépend pour connaître son NIR et/ ou déclencher une procédure d’immatriculation.
Comment faire pour la DSN ?
En phase 1, les salariés déclarés doivent obligatoirement avoir un NIR reconnu. Vous devez donc attendre leur immatriculation avant de les transmettre dans la DSN mensuelle.
En phase 2, c’est-à-dire à compter de février 2015, il faut transmettre tous les salariés. En cas de méconnaissance du NIR, il est possible de constituer un Numéro Technique Transitoire (NTT), qui ne peut être utilisé que pendant trois mois pour un salarié donné.
L’attribution de ce NTT sera faite par l’employeur. Au niveau de la norme, cela se traduit par l’ajout d’une rubrique NTT en complément de la zone du NTR laissée en blanc. Il est composé du code sexe de la personne physique qui doit être égal à 1 ou 2, suivi du Sirène de l’entreprise et d’un identifiant unique et pérenne de l’individu dans l’entreprise, comme le matricule du salarié dans l’entreprise par exemple.
Source SIC 337
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