Les formalités de l’embauche du premier salarié
L’embauche d’un premier salarié suppose le respect d’un certain nombre de formalités et d’obligations.
Un préalable : toute entreprise doit, dans les trois mois de son inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), adhérer à un groupe de protection sociale AGIRC (pour les cadres) ou ARRCO et ce même si elle ne procède à aucune embauche durant cette période.
La déclaration préalable à l’embauche
Dans les 8 jours précédant la date effective d’embauche l’employeur doit remplir et adresser la « Déclaration préalable à l’embauche » (DPAE) à l’URSSAF (le non respect de l’obligation est sanctionné).
La DPAE est une simplification des démarches liées à l’embauche. En effet, ce seul et unique document équivaut à :
- l’immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale,
- l’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie,
- l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage,
- la demande d’adhésion à un service de santé au travail,
- la demande d’examen médical d’embauche,
- la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la Déclaration Annuelle de Données Sociales (DADS)
La déclaration peut être faite en ligne (cliquez ici) ou à défaut par courrier recommandé avec accusé de réception adressé au Service déclaration d’embauche de l’URSSAF.
Les documents remis au salarié
Un certain nombre de documents doivent être remis au salarié nouvellement embauché : une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou la copie de l’accusé de réception transmis par l’URSSAF – toutefois cette obligation est réputée satisfaite dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire ; doit également être remis le bordereau individuel d’accès à la formation lorsque le contrat signé est un CDD.
L’inscription du salarié sur le registre unique du personnel
Les entreprises ont l’obligation de tenir et conserver certains registres relatifs au personnel. Il s’agit tout d’abord d’un du registre unique du personnel. Il existe un registre des accidents bénins non déclarés, un registre des repos hebdomadaires particuliers, un registre des contrôles de sécurité et un document unique d’évaluation des risques (évaluation des risques professionnels inhérents à l’entreprise). Enfin d’autres registres concernent la représentation du personnel mais qui n’ont pas vocation à être tenus lorsque l’entreprise embauche son 1er (et à ce stade unique) salarié.
L’employeur n’a pas d’obligation de tenir un livre de paie, néanmoins il doit conserver les doubles des bulletins de paie pendant au moins cinq ans en application des normes de droit social et pendant 10 ans du fait de la législation commerciale et fiscale (obligation qui vaut par ailleurs pour tout document comptable).
Afin de bénéficier de l’assistance d’un professionnel dans vos démarches d’embauche faites appel au cabinet Fiduciaire Yadan, cabinet d’expert-comptable, Paris 8e.
