Convocation à l’assemblée générale ordinaire annuelle des sociétés
Dans un délai de six mois à compter de la clôture de l’exercice, les associés ou actionnaires d’une société doivent se réunir en Assemblée Générale Ordinaire Annuelle (AGOA) pour approuver les comptes annuels et décider de l’affectation du résultat. Si chaque associé ou actionnaire a le droit de participer aux assemblées générales, ils doivent surtout être informés de leur tenue. Aussi, la convocation est-elle le préalable obligatoire dont le défaut ou l’irrégularité peut entraîner la nullité de l’AGOA.
Rappelons de prime abord que tous les porteurs de titres, ainsi que le ou les commissaires aux comptes titulaires, doivent être convoqués. Les modalités différant selon le type de société concernée, voici les règles relatives à la convocation à l’AGOA dans les Sociétés par Actions Simplifiées (SAS), Sociétés A Responsabilité Limitée (SARL) et Sociétés Anonymes (SA).
SAS
Le Code de commerce exclut l’application des règles régissant les assemblées d’actionnaires dans les SA. L’approbation des comptes annuels doit se faire selon les conditions exigées dans les statuts, lesquels, dans le silence de la loi, peuvent prévoir que les comptes seront approuvés par acte unanime des associés ou encore par voie de consultation écrite. Si les statuts imposent la tenue d’une AGOA en vue d’approuver les comptes, la convocation devra être réalisée dans les formes, délais et modalités fixés statutairement. A l’inverse, pour les SARL et SA, le Code de commerce prévoit expressément les conditions de forme et de fond à respecter pour que la convocation soit valable.
SARL
L’initiative de la convocation à l’assemblée générale appartient au gérant. En présence d’un collège de gérance, les gérants peuvent convoquer seuls ou conjointement l’assemblée générale. En cas de carence du gérant, le commissaire au compte est habilité à convoquer l’assemblée. Tout associé peut également demander en justice, à des fins conformes à l’intérêt de la société et sur requête adressée au tribunal de commerce, la désignation d’un mandataire chargé de convoquer l’AGOA, en lieu et place du gérant.
La convocation doit permettre aux associés de préparer et de participer à l’assemblée générale. C’est pourquoi le Code de commerce dresse une liste exhaustive des mentions devant obligatoirement figurer dans la convocation : la date, le lieu, l’horaire et l’ordre du jour. Cette convocation doit impérativement être envoyée à chacun des associés au moins 15 jours avant la tenue de l’AGOA, par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception, la date d’expédition faisant foi.
Une réponse ministérielle récente a d’ailleurs rappelé que la convocation remise en mains propres contre émargement est irrégulière. La convocation verbale ou par lettre simple n’entachera cependant pas l’AGOA à condition que tous les associés soient présents et qu’ils aient tous signé le procès-verbal. Enfin, suite aux propositions du Conseil de la simplification pour les entreprises, l’obligation de convocation à l’assemblée générale par lettre recommandée devrait être supprimée prochainement. Remarque : les modalités de convocation inhérentes aux SARL ne s’applique pas aux EURL dans lesquelles l’associé unique se prononce par décisions unilatérales.
SA
Le droit de convoquer est une prérogative du conseil d’administration dans les sociétés anonymes classiques, ou du directoire dans les SA de type dualiste. A défaut, le commissaire aux comptes ou un mandataire, désigné par le tribunal de commerce à la demande d’un ou plusieurs actionnaires représentant au moins 5 % du capital social, sera également compétent pour convoquer l’assemblée.
L’avis de convocation doit mentionner les éléments d’identification de la société, la nature de L’assemblée et l’ordre du jour. Il doit également indiquer les conditions permettant le vote à distance et l’obtention des formulaires nécessaires ainsi que l’adresse électronique où peuvent être adressées les questions écrites. Il convient de distinguer deux situations :
SA cotées ou dont les titres ne sont pas tous nominatifs
Un avis de réunion, préalable à la convocation, doit être publié dans un Journal d’Annonces Légales (JAL) ou au Bulletin des annonces légales obligatoires (Balo), au minimum 35 jours avant l’AGOA. Un avis de convocation doit être inséré dans un JAL au moins 15 jours avant l’assemblée générale et également être publié au Balo.
Les actionnaires titulaires de titres nominatifs doivent impérativement être convoqués à l’assemblée générale par l’envoi d’un courrier postal ou électronique.
SA dont tous les titres sont nominatifs
Des convocations individuelles doivent être obligatoirement adressées aux actionnaires.
L’insertion de l’avis de convocation dans un JAL est facultative.
Le délai de 15 jours court à compter de la date de parution de l’annonce dans le journal d’annonces légales, ou, en cas d’envoi par voie postale, à compter de la date d’envoi.
Cas particuliers
Titres détenus en indivision
Les copropriétaires d’un titre indivis sont représentés par un mandataire unique auquel est dévolu le droit de vote au nom de l’indivision. Pour autant, la Cour de cassation a rappelé, dans une décision du 21 janvier 2014, que chacun des Co indivisaires conserve la qualité d’associé. A ce titre, ils ont le droit de participer aux assemblées. Dans cette logique, ils doivent donc être convoqués à l’AGOA.
Titres dont la propriété est démembrée
La qualité d’associé est reconnue au seul nu-propriétaire. Ainsi, en sa qualité d’associé, celui-ci doit être convoqué à l’assemblée générale. Cela étant, le droit aux bénéfices sociaux ainsi que le droit de vote attaché à l’affectation du résultat appartiennent à l’usufruitier. Bien que la question ne soit réglée ni par la jurisprudence, ni par la loi, il est indispensable de convoquer également l’usufruitier afin que celui-ci puisse exercer son droit de vote.
Convocation d’une personne non associée
Cette question se révèle en cas de mésentente entre associés, lorsque l’un d’eux envisage de se faire accompagner d’un conseil, son avocat par exemple. Le droit de participer aux assemblées appartient aux seuls titulaires des titres, en conséquence le tiers non-associé, quelle que soit sa qualité, ne peut pas se prévaloir de ce droit. Il en résulte qu’il n’a pas à être convoqué et que, compte tenu du caractère privé et non public d’une assemblée générale, sa présence à l’assemblée n’est possible qu’à la condition qu’aucun associé ou actionnaire ne s’y oppose.
Source : 34 SIC 329 MAI 2014 – Séverine Michelot – Consultante en droit fiscal et droit des sociétés Infodoc-experts
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