Comment se préparer à un contrôle d’URSSAF ?
Le contrôle d’URSSAF a pour but de vérifier le respect de la législation sociale (abattements, allègements ou exonérations de charges sociales, les frais de déplacement, de repas, de logement etc.). Il porte sur les cotisations et contributions exigibles dans la limite des trois années civiles antérieures au contrôle.
Le contrôle peut être « sur pièces » si votre entreprise emploie moins de 10 salariés : il est alors mené dans les locaux de l’URSSAF à partir des documents en leur possession (et des compléments qui pourront vous être demandés). À défaut, le contrôle peut avoir lieu « sur place » : un avis de contrôle vous est alors adressé 15 jours avant le contrôle et celui-ci se déroulera dans les locaux de l’entreprise.
Une charte du cotisant vous sera normalement communiquée : elle contient des informations utiles sur les modalités du contrôle.
Le support du contrôle : les documents comptables, sociaux, fiscaux…
L’avis de contrôle précise une liste non exhaustive de documents qui devront être présentés au vérificateur. Il s’agit de documents sociaux (tels les bulletins de paie, les contrats de travail, bordereaux de cotisations), comptables (bilans), fiscaux (liasses fiscales notamment), juridiques (statuts des sociétés) etc. Le vérificateur pourra également demander à accéder aux supports informatiques avec votre accord ; à défaut les données devront être fournies sous forme dématérialisée.
Le contrôle porte sur les trois années civiles précédant le contrôle : dès lors, si vous êtes vérifié en 2013 vous devez être en mesure de présenter tous les documents pertinents allant jusqu’au début de l’année 2010.
Puisque le contrôle porte essentiellement sur les documents et leur cohérence d’ensemble, l’étape cruciale de la préparation du contrôle consistera à les regrouper et s’assurer de leur conformité aux normes en vigueur (notamment de la bonne tenue de la comptabilité, des déclarations de résultat…).
Le dialogue avec l’inspecteur
Vous pouvez tout à fait ne pas vous contenter de la simple remise des documents mais aussi expliquer votre situation au vérificateur. Durant le contrôle vous avez droit de faire appel à un conseil, par exemple un expert-comptable ou un avocat qui pourra vous aider à mener le dialogue. L’expert-comptable qui vous assiste dans la tenue de la comptabilité et des déclarations fiscales et sociales sera ainsi d’une aide précieuse car il a déjà un aperçu de votre situation d’ensemble ayant lui-même établi une partie des documents. D’ailleurs, sur votre proposition ou avec votre accord la vérification des documents peut se dérouler chez votre expert-comptable.
Les suites du contrôle
La suite du contrôle se caractérise par son aspect contradictoire : à savoir la possibilité de communiquer vos observations à l’administration. A la fin du contrôle, l’inspecteur vous remettra une lettre d’observations avec ses conclusions. Cette lettre peut simplement constater une bonne application de la législation, signaler des observations pour l’avenir ou vous inviter à réparer les éventuelles irrégularités. Vous pouvez répliquer à ces conclusions dans un délai de 30 jours. L’inspecteur peut alors vous adresser une réponse avec une mise en demeure en cas de redressement. Vous aurez alors un mois pour régulariser votre situation ou contester la décision auprès de la Commission de recours amiable.
Pour être assisté lors d’un contrôle d’URSSAF ou avoir des conseils supplémentaires contactez le cabinet d’expert-comptable Fiduciaire Yadan, Paris 8e.
