Expert-comptable spécialisé vente en ligne
Tout entrepreneur qui se lance d’une aventure de e commerce doit s’entourer d’un Expert-comptable spécialisé vente en ligne.
L’ Expert-comptable spécialisé vente en ligne vous orientera vers les particularités Comptables et fiscales.
Particularités comptables
Plan comptable professionnel
II n’existe pas de plan comptable spécifique à la vente par Internet ni à la vente à distance.
Comptes spécifiques et opérations liées à la vente en ligne
Identification des opérations liées à la vente en ligne
Pour tenir compte des exigences réglementaires il peut être particulièrement utile d’organiser le plan comptable, afin de connaître et contrôler les spécificités de l’activité de la vente en ligne.
Un moyen simple consiste à créer des sous-comptes destinés à enregistrer les opérations sur lesquelles pèsent des obligations légales ou dont le suivi individuel facilitera la présentation des comptes annuels ou le contrôle de gestion.
Voici les opérations concernées :
> Éclatement des comptes de ventes selon leur régime de TVA (voir particularités fiscales) pour permettre le cadrage TVA avec les déclarations CAS ;
> Factures clients : frais de livraison facturés en sus des produits ou services (créer des comptes de produits spécifiques pour ventiler ces services) ;
> Cas des contrats de fournitures périodiques sur une durée déterminée :
– éclatement du compte de produit concerné par date d’échéances des contrats ;
– éclatement des comptes clients collectifs par date d’échéance des contrats.
> Délai de rétractation : on peut utiliser un compte de passage pour enregistrer les contrats ou ventes dont le délai de rétractation n’est pas échu.
Comptabilisation en hors bilan des garanties données aux clients
> Méthode comptable
Enregistrement d’une écriture en classe 8 qui permet, par exemple, de suivre les garanties données aux clients sur les marchandises livrées. Comme le prévoit le plan comptable : les subdivisions du compte 80 fournissent le détail par nature des divers engagements.
– Les comptes 801 et 802 enregistrent respectivement la situation éventuellement débitrice et créditrice de l’entité vis-à-vis des tiers ;
– 801. Engagements donnés par l’entité ;
– (8011. Avals, cautions, garanties) ;
– Des comptes de contrepartie sont ouverts dans le compte 809 (809. Contrepartie des engagements).
> Méthode extra-comptable
Une méthode extra-comptable peut bien entendu se substituer à l’utilisation des comptes de classe 8 : souvent un suivi sur tableur ou sur un progiciel spécifique est mis en place (gestion du SAV et des garanties).
Dépenses de création de site WEB
Comptablement : II y a lieu de faire une distinction entre sites « actifs » et « passifs ».
Les sites « passifs » sont les simples sites de présentation ne participant pas aux systèmes d’information ou commerciaux de l’entreprise (Avis CMC n° 2003-11).
Les dépenses de création de tels sites doivent être comptabilisées obligatoirement en charges.
En effet, ces sites constituent un support de publicité de l’entreprise, qui ne répond pas à la définition d’un actif incorporel.
Fiscalement, II en est de même (BOI 4 C-4-03, n° 7 s.).
Les sites « actifs » sont les sites enregistrant des commandes clients et/ou participant aux systèmes d’information ou commerciaux (comptabilité, ventes, etc.) (Avis CNC n° 2003-11). Ils suivent les règles de comptabilisation des coûts de développement (voir n° 1640-1 s.).
En conséquence, selon le PCG, les frais de création d’un site internet (y compris les logiciels créés dans le cadre du site Internet) doivent être comptabilisés de la façon suivante (PCG, art. 331-8) :
Sont concernés à la fois les sites intranet et extranet créés par l’entreprise elle-même ou sous-traités.
- Si elles sont engagées au cours de la phase de recherche, elles sont comptabilisées en charges obligatoirement. Fiscalement, II en est de même (BOI précité).
- Si elles sont engagées au cours de la phase de développement, au choix de l’entreprise, elles sont comptabilisées :
– soit immédiatement en charges,
– soit en immobilisation incorporelle, si les conditions d’activation spécifiques aux coûts de développement sont remplies et si l’option d’activation est retenue pour les autres coûts de développement de l’entreprise.
La comptabilisation à l’actif est toutefois la méthode préférentielle.
Fiscalement. L’Administration fait une distinction entre (BOI 4 C-4-03, n° 8 et 9 et BOI 4 A-13-05, n° 23):
> Les dépenses de création engagées au cours de la phase de développement et de mise en production du site, qui sont assimilées à des dépenses de conception de logiciels utilisés pour les besoins propres de l’entreprise (BOI précités).
Ces dépenses peuvent donc être :
> soit déduites immédiatement (au moyen, le cas échéant, d’un amortissement dérogatoire si les dépenses de création ont été comptablement immobilisées, CGI art. 236-1, voir n° 1622),
> Soit être amorties dans les mêmes conditions qu’en comptabilité,
> Les dépenses relatives à l’obtention et à l’immatriculation d’un nom de domaine, qui suivent, sur le plan fiscal, le traitement retenu en comptabilité.
Distinction entre phase de recherche et phase de développement
Pour apprécier si une immobilisation incorporelle générée en interne satisfait aux critères de définition et de comptabilisation à l’actif, une distinction doit être faite entre la phase de recherche et la phase de développement (Avis CNC n° 2004-15, §3.3.1).
Dans le cas particulier des sites Internet créés en interne, des exemples de dépenses engagées avant et pendant la phase de production du site peuvent permettre de distinguer ces deux phases, les dépenses engagées dans chacune de ces phases étant traitées différemment :
- Phase de recherche
Exemples de dépenses réalisées au cours de la phase de recherche :
– études de faisabilité ;
– détermination des objectifs et des fonctionnalités du site ;
– exploitation des moyens permettant de réaliser les fonctionnalités souhaitées ;
– identification du matériel approprié et des applications ;
– sélection des fournisseurs de biens et services ;
– traitement des questions juridiques préalables comme la confidentialité, les droits d’auteur, les marques de fabrique et le respect de la législation ;
– identification des ressources internes pour des travaux sur le dessin et le développement du site. Ces dépenses sont obligatoirement comptabilisées en charges.
- Phase de développement
Exemples de dépenses réalisées au cours de la phase de développement :
– obtention et immatriculation d’un nom de domaine ;
– acquisition ou développement du matériel et du logiciel d’exploitation qui se rapportent à la mise en fonctionnalité du site {par exemple, les systèmes de gestion du contenu pouvant être mis à jour et les systèmes de commerce électronique, dont le logiciel de cryptage, ainsi que les interfaces avec d’autres systèmes informatiques que l’entreprise utilise) ;
– développement, acquisition ou fabrication sur commande d’un code pour les applications (par exemple logiciel de catalogage, moteurs de recherche…), de logiciels de bases de données, et de logiciels intégrant les applications distribuées (par exemple base de données et systèmes comptables d’entreprise) dans les applications ;
– réalisation de la documentation technique (qui ne constitue pas un guide d’utilisation) ;
– conception graphique qui comprend notamment les coûts de développement de la conception graphique et de la présentation des pages individuelles sur le site, dont la création de « graphiques » ;
Les « graphiques » comprennent le dessin global de la page du site (bordures, fonds et couleurs des textes, polices, cadres, boutons…) qui affecte l’image et la sensation de la page et demeurent en principe cohérents, indépendamment des modifications apportées au contenu. Les « graphiques » constituant un élément du logiciel et les coûts de développement des « graphiques » initiaux doivent être comptabilisés comme les logiciels auxquels ils se rapportent.
– contenu qui comprend notamment les frais induits par la préparation, l’alimentation et la mise à jour du site et l’expédition du contenu du site.
Le contenu vise les renseignements inclus sur le site, de nature textuelle ou graphique (les graphiques spécifiques décrits ci-dessus sont exclus).
Par exemple : les articles, les photos des produits, les cartes, les citations et les tableaux constituent des formes de contenu. Le contenu peut se trouver dans des bases de données séparées.
Ces dépenses sont comptabilisées, au choix de l’entreprise :
– immédiatement en charges,
– ou en immobilisation incorporelle, si les conditions d’activation spécifiques aux coûts de développement sont remplies.
- Phase d’exploitation
Les dépenses engagées postérieurement à la phase de production du site, en phase d’exploitation, sont à inscrire en charges.
1 identification des dépenses éligibles au crédit d’impôt « nouvelles technologies » (mesure applicable jusque 31/12/2007 elle a pris fin en 2008)
Connexion avec les systèmes de facturation ou de paiement externalisés
La plupart du temps, le système de facturation ou d’encaissement des entreprises de vente en ligne est géré par un système informatique spécifique non intégré au système comptable de l’entreprise. Il est même souvent externalisé auprès d’un ou plusieurs fournisseurs) hébergeurs) qui assure(nt) un ou plusieurs des services suivants :
> Hébergement des serveurs ;
> Prise de commandes ;
> Gestion des livraisons ;
> Facturation en ligne ;
> Paiement en ligne.
La difficulté réside dans l’interconnexion entre ces systèmes externes et la comptabilité de l’entreprise. Quelle que soit la méthode employée, un système de contrôle doit être mis en place pour assurer la fiabilité des informations à intégrer en comptabilité.
Le principe est le même que celui utilisé pour contrôler le bon interfaçage entre la chaîne commerciale et la comptabilité dans les progiciels classiques.
Description
Les interfaces développées autour d’un progiciel de vente en ligne doivent être décrites en prenant soin d’identifier :
> Leur type (entrante/sortante) ;
> Leur degré d’automatisation (intervention ou non de l’utilisateur) ;
> Les modules concernés.
Opérations de déclenchement
Les interventions de l’utilisateur peuvent être extrêmement variées :
> intégration/export d’un fichier avec description du format d’entrée ou
de sortie (il s’agit dans ce cas davantage d’une structure de fichier d’échange, que d’une interface au sens strict du terme) ;
> Déclenchement manuel d’un traitement automatique ;
> Simple vérification du traitement des exceptions ou des rejets de l’interface.
Il est nécessaire de rechercher l’existence d’un module spécifique pour la gestion des interfaces.
C’est généralement le cas pour les interfaces sortantes via des fonctionnalités d’export de données. Concernant l’import de données, il convient de rechercher les fonctionnalités permettant aux utilisateurs de suivre le bon fonctionnement des interfaces, comme par exemple :
> Le suivi des traitements (statut, respect de la fréquence prévue…) ;
> L’identification des éventuels rejets ;
> La possibilité de connaître la cause des rejets et de retraiter les données concernées.
Contrôles
Le contrôle des interfaces doit passer par la compréhension du type d’interface concerné, afin d’identifier les travaux de contrôle interne pertinents à mener et d’apprécier les risques associés.
Si les méthodes de contrôle varient selon le type d’interface, l’objectif reste le même dans tous les cas. Il s’agit de vérifier le fonctionnement des contrôles mis en place par l’entreprise (vérification du traitement de l’interface selon la fréquence prévue, suivi des contrôles réalisés sur les données, des rejets et de leur traitement…).
Les contrôles à réaliser sont les suivants :
> Comparaison du nombre de transactions : ex nombre de factures – nombres de règlements ;
> Comparaison des cumuls : somme de ventes – encaissements ;
Procédure de « cut-off » lors des arrêtés comptables : conserver une « photo » des fichiers (par sauvegarde à la date d’arrêté par exemple).
l’ Expert-comptable spécialisé vente en ligne vous orientera vers les particularités fiscales.
Particularités fiscales
Règles de TVA pour les ventes à distance ou par Internet
> Les principaux problèmes concernent la territorialité des opérations et le régime de TVA applicable en conséquence.
Principe de base :
Le lieu de taxation à la TVA dépend du client (assujetti ou non) et du montant annuel des ventes par pays.
> Si le client est assujetti et membre de l’UE : le régime général des ventes intracommunautaires s’applique ;
> Si le client est non assujetti : le régime particulier des ventes à distance s’applique ;
> Si le client est hors UE, le régime des ventes à distance ne s’applique pas, sauf si les biens sont importés sur le territoire d’un autre Etat membre par le vendeur.
Régime spécifique des ventes à distance (CGI 258A et 258 B)
Principe
Pas de TVA en France si le lieu de la livraison des biens meubles corporels est réputé ne pas se situer en France.
Deux conditions à réunir
- La livraison doit être effectuée :
> Soit à destination d’une personne morale non assujettie (personne bénéficiant du régime dérogatoire : PBRD) ;
> Soit à destination de tout particulier.
- Le vendeur a réalisé des ventes à distance à destination de l’Etat membre d’arrivée pour un montant supérieur au seuil fixé par cet Etat (35 000 ou 100 000 euros hors TVA),
Cette condition de seuil ne s’applique pas lorsque le vendeur a opté pour la totalité de ses ventes à distance pour que le lieu des livraisons se situe sur le territoire de l’Etat membre où est arrivé le bien expédié ou transporté.
Exception
Ces dispositions ne sont pas applicables aux livraisons de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquités effectuées par un assujetti revendeur qui applique les dispositions de l’article 297 A.
Formalisme
> Déclarations de CAS
Conformément au « a » de l’article 287, 5 du CGI, le montant total, hors TVA, des livraisons dont le lieu n’est pas situé en France, en application des dispositions de l’article 258 A du CGI doit être identifié dans la déclaration de chiffre d’affaires.
Il s’agit des ventes à distance réalisées à partir de la France qui sont taxables dans le pays d’arrivée.
En pratique, ces ventes à distance sont déclarées comme s’il s’agissait de livraisons intracommunautaires exonérées. Ainsi, dans la déclaration CAS, le montant total hors TVA de ces ventes est porté sur la ligne du cadre à réservée aux livraisons intracommunautaires.
Par ailleurs, conformément au « b » de l’article 287, 5 du CGI, le montant total, hors TVA, des livraisons dont le lieu est situé en France en application des dispositions de l’article 258 B du CGI doit également être identifié dans la déclaration de chiffre d’affaires.
Il s’agit des ventes à distance réalisées à partir d’un autre Etat membre qui sont taxables en France. En pratique, ces ventes à distance sont déclarées comme s’il s’agissait d’acquisitions intracommunautaires.
Ainsi, dans la déclaration CAS, le montant total hors TVA de ces ventes est porté sur la ligne du cadre A réservée aux acquisitions intracommunautaires, puis individualisé sur la ligne du même cadre prévue à cet effet.
> DEB : déclaration d’échanges de biens
Flux France-autre Etat membre : lorsque le lieu de la taxation est en France, aucune déclaration d’échanges de biens n’est déposée pour cette vente.
Lorsque le lieu de la taxation est situé dans l’autre Etat membre, une déclaration d’échanges est souscrite sous un code régime 29 par le vendeur français.
Flux autre Etat membre-France: lorsque le lieu de la taxation est situé en France, le représentant fiscal du vendeur étranger est redevable de la déclaration d’échanges de biens, opération codifiée par un régime 19.
Lorsque le lieu de la taxation est situé dans l’autre Etat membre, aucune déclaration d’échanges ne doit être souscrite en France. (Inst. douanes 12 décembre 2002 texte 03-014 n° 48 : BOD 6579).
Exemple pratique: Si un vendeur français a réalisé l’année N-1 des ventes à distance à destination de l’Allemagne, Etat qui a fixé le seuil à 100 000 euros, pour un montant supérieur à ce seuil, le lieu des ventes à distance qu’il effectue l’année N est situé en Allemagne.
Si l’année N-1 le montant des ventes à distance du vendeur français est inférieur ou égal au seuil allemand, le lieu de ses ventes à distance vers l’Allemagne réalisées dans le courant de l’année N est situé en France tant que ce seuil n’est pas atteint.
La vente à distance effectuée l’année N qui suit le dépassement du seuil ainsi que les ventes à distance ultérieures seront situées en Allemagne.
Régime optionnel des ventes à distance
Hors option, comme évoqué précédemment, lorsque le vendeur ne remplit pas la condition de seuil, le lieu de livraison est situé dans l’Etat membre de départ.
Option pour l’Etat d’arrivée
Lorsque le vendeur a réalisé des ventes à distance, l’année précédente et l’année en cours au moment de la livraison, d’un montant total qui n’excède pas le seuil fixé par l’Etat de destination considéré, il peut opter auprès de l’administration française pour que le lieu de ses ventes à distance se situe dans l’Etat membre d’arrivée des biens (Inst. 31 juillet 1992, 3 CA-92 n° 222 ; D. adm. 3 A-2121 n° 19, 20 octobre 1999).
La durée de l’option est de deux ans en plus de l’année de l’option.
Vendeur situé hors de France
- Règles d’assujettissement
Pour les biens autres que les produits soumis à accises, le lieu de la livraison se situe en France lorsque le vendeur a réalisé des ventes à distance à destination de la France pour un montant supérieur à 100 000 € hors TVA.
Le montant de ce seuil doit avoir été dépassé l’année civile précédente, ou, à défaut, l’année civile en cours au moment de la vente à distance considérée.
Cependant, lorsque le montant de la livraison a pour effet le franchissement du seuil, le lieu de cette livraison est situé en France. Il en est de même pour les livraisons ultérieures, quel qu’en soit le montant.
Ce seuil est calculé à partir du montant hors TVA des ventes à distance réalisées de l’Etat membre de départ par le vendeur ou pour son compte à destination de la France.
> Représentant fiscal
Le vendeur qui n’est pas établi en France doit désigner un représentant fiscal, s’il est établi hors Communauté européenne ou s’immatriculer en France s’il est établi dans un Etat membre.
> Régime général
Lorsque le vendeur ne remplit pas la condition de seuil exposée ci-dessus, le lieu de la livraison est situé dans l’Etat membre de départ (Inst. 31 juillet 1992, 3 CA-92 n° 225 ; D. adm. 3 A-2121 n° 23, 20 octobre 1999).
> Option à la TVA en France
Cependant, le vendeur peut opter, dans l’Etat membre dont il relève, pour que le lieu de ses ventes à distance à destination de la France se situe en France.
Véhicules de transport vendus par Internet
La réglementation suit la réglementation générale sur les moyens de transport dont nous rappelons le fonctionnement.
Régime particulier des moyens de transport neufs
L’article 298 sexies du CGI institue un régime spécifique. Ce régime prévoit que tous les achats intracommunautaires de ce type de biens par des particuliers soient soumis à la TVA dans l’Etat membre de destination (Inst. 31 juillet 1992, 3 CA-92 n° 924 ; D. adm. 3 L-71 n° 1,10 mai 1996).
Moyens de transport d’occasion
En matière d’échanges intracommunautaires, les moyens de transport qui ne répondent pas à la définition spéciale des moyens de transport neufs sont considérés comme des moyens de transport d’occasion.
Comme pour les autres biens d’occasion, les livraisons de moyens de transport d’occasion expédiés ou transportés dans un autre Etat membre suivent, selon le cas, le régime particulier de la marge bénéficiaire ou le régime général des livraisons intracommunautaires.
Œuvres d’art, objets de collection ou d’antiquité
Les particularités fiscales relatives à ce type de biens sont précisées dans l’analyse sectorielle « Antiquités-brocante » de la présente collection.
Obligation de délivrer des factures
Principe (Article 289,1-1 du CGI)
Tout assujetti doit s’assurer qu’une facture est émise, par lui-même ou en son nom et pour son compte, par son client ou par un tiers :
> Pour les livraisons de biens ou les prestations de services à un autre assujetti, ou pour une personne morale non assujettie.
Cas particulier des exportations
Les exportations exonérées de TVA en France constituent des livraisons de biens au sens de l’article 289 du même code. Les factures y afférentes doivent donc être établies lorsque la livraison en cause est réalisée au profit d’un assujetti ou d’une personne morale non assujettie.
L’obligation de facturation s’applique dès lors que la livraison de biens en cause est réalisée au profit d’un opérateur établi en dehors de la Communauté européenne.
Ainsi, le fournisseur des biens exportés ne saurait se dispenser d’émettre une facture au motif que son client ne constitue pas, au sens strict, un assujetti à la TVA (par exemple, en cas de livraison de biens vers un pays où il n’existe pas de taxe sur le chiffre d’affaires).
La réglementation douanière oblige les exportateurs à joindre une facture à leur déclaration en douane, y compris dans les cas où les biens sont destinés à des particuliers et notamment en cas de ventes par correspondance ou de ventes par internet (arrêté du directeur général des douanes)
Afin d’avoir des précisions supplémentaires sur la fiscalité, la comptabilité et la législation sociale applicable à votre exploitation contactez le cabinet Fiduciaire Yadan, cabinet d’expert-comptable Paris.
