Fin de sursis pour les factures annuelles à paiement échelonné
Les factures annuelles à paiement échelonné payables par prélèvements, tout au long de l’année, ne sont pas conformes à la législation. Les sanctions sont lourdes !
Une facturation annuelle bien pratique
Le principe de l’annualité des comptes est général. Il trouve sa traduction dans le Code de commerce qui oblige tout commerçant, personne physique ou morale, à établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice (article L 123-12). Au plan fiscal, chaque contribuable est imposé sur les revenus qu’il a réalisés au cours de l’année précédente. Quant aux déclarations sociales, elles se rapportent le plus souvent à l’année civile.
Très logiquement, nous en avons déduit que nos missions même permanentes ont une durée normale d’une année et se renouvellent par tacite reconduction.
Allant jusqu’au bout de cette logique, certains cabinets facturaient leurs clients à l’année. Une note d’honoraires en début d’année rappelait le montant du budget convenu au regard des prestations comptables, fiscales ou sociales de la lettre de mission. Un échéancier précisait les montants à payer, le plus souvent par prélèvements mensuels ou trimestriels, sous réserve d’événements imprévus.
On retrouvait cette pratique de la facturation annuelle à paiement échelonné tout au long de l’exercice, dans certaines professions telles que la maintenance informatique.
Cette façon de procéder avait ses avantages. Elle alliait légèreté administrative et transparence. La correspondance financière était réduite au minimum, le client pouvait facilement contrôler la facturation de son prestataire et vérifier si son montant et les échéances correspondaient bien à ce qui avait été convenu. Tout était ainsi mis sur des rails dès le début de l’exercice et il ne restait plus qu’à prélever…
Les factures annuelles à paiement échelonné: une pratique contraire à la réglementation
Les factures annuelles à paiement échelonné sont contraires à la réglementation. En effet, depuis la Loi de Modernisation de l’Economie (LME) du 4 août 2008, l’article L 441-6 du Code de commerce a posé le principe que le délai de règlement est, sauf dispositions contraires, de 30 jours et qu’il ne peut excéder 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de l’émission de la facture. En cas de facture périodique, ce délai ne peut dépasser 45 jours à compter de la date d’émission de la facture. Le plus souvent, pour les personnes ayant une activité d’expertise comptable, c’est ce délai maximum de 45 jours date de facture qui doit être respecté. Cet article est d’application générale et vise toute activité économique de production, distribution ou de services. Le fait que l’activité libérale soit par nature civile, ne permet pas de se soustraire à ces dispositions. De même, le caractère non lucratif de l’activité par exemple d’une AGC, n’est pas de nature à l’exclure des règles et conditions de facturation fixées par les articles L 441-3 à L 441-6 du Code de commerce.
Il n’est donc pas possible d’émettre une facture prévoyant un paiement échelonné en quatre trimestrialités ou douze mensualités.
De plus, depuis le 1er janvier 2004, l’article 289 du CGI exige qu’une facture soit émise pour les acomptes qui sont versés avant que la prestation ne soit effectuée. Il est donc obligatoire d’émettre des factures pour chaque demande d’acompte, ce qui permettra d’ailleurs au client assujetti de justifier la TVA déduite lors du paiement.
Le cas – les sanctions Une AGC rédigeait, comme il se doit, pour ses adhérents des lettres de mission signées par ceux-ci. Elle établissait ensuite une facture annuelle mais celle-ci ne détaillait pas les prestations effectuées et ne se référait pas à la lettre de mission. En outre, la facture listait les prélèvements mensuels prévus sans faire figurer certaines mentions obligatoires telles que les délais de paiement, les dates d’échéance, les pénalités de retard. Le contrôleur de la Directe a relevé ces infractions aux règles de facturation prévues par l’article L 441-3 du Code de commerce et a rappelé qu’elles étaient punissables d’une amende de 75 000 euros pouvant être portées à 50 % de la somme facturée ou qui aurait dû être facturée.
Par ailleurs, l’inspecteur a relevé que les conditions générales de vente ne prévoyaient pas de délai particulier et qu’en conséquence, le délai de règlement applicable était celui fixé par l’alinéa 4 de l’article L 441-6 du Code de commerce, à savoir 30 jours à compter de l’exécution de la prestation. L’AGC, en établissant des factures annuelles payables par prélèvements mensuels, ne respectait pas ce délai de paiement et était punissable d’une amende administrative dont le montant ne peut excéder 375 000 euros pour une personne morale3.
Dans le cas présenté, l’inspecteur a indiqué que tout manquement relevé lors d’un prochain contrôle entraînerait la stricte application des sanctions prévues. Quant aux sanctions fiscales pour ne pas avoir établi une facture pour chaque demande d’acompte, l’article 1737 II du CGI précise que toute omission ou inexactitude constatées dans les factures donne lieu à l’application d’une amende de 15 euros, le montant des amendes dues au titre de chaque facture ne pouvant excéder le quart du montant qui est ou qui aurait dû être mentionné.
Pour un cabinet ayant 500 clients concernés par un système d’acomptes mensuels, l’amende pourrait être de 500 x 12 x 15 euros, soit 90 000 euros.
Que faire ?
Les cabinets qui le souhaitent pourront toujours présenter à leurs clients un plan de facturation pour l’exercice qui récapitulera les montants à régler à chaque échéance, chaque acompte demandé devant ultérieurement faire l’objet d’une facture.
Ce prévisionnel servira alors de trait d’union entre une lettre de mission parfois ancienne avec des montants qui ne sont plus d’actualité, et les notes d’honoraires facturées pour un exercice donné. Il sera issu du progiciel de gestion intégré qui générera les notes d’honoraires lors de chaque échéance. Enfin, la facturation électronique permettra de satisfaire aux obligations réglementaires tout en allant vers le minimum papier. Les derniers adeptes des factures annuelles doivent donc cesser de faire de la résistance !
Source : 24 SIC 336 JANVIER 2015
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